Directie-Assistent (2x)

  • Freelance/ZZP
  • Standplaats: Den Haag / Thuis
  • Uurtarief: € 55 excl. BTW, incl. reiskosten USD / Jaar
  • Solliciteren is gesloten
  • Opleiding: HBO-werk- en denkniveau
  • Werkuren: 32-36 uur per week
  • Uurtarief: € 55 excl. BTW, incl. reiskosten
  • Full- of Parttime: Parttime

Vertrouwelijk

Afdeling: Bedrijfsvoering

Werklocatie: Den Haag / Thuis

Segment: Overheid

Functie: Directie-assistent (2x)

Uurtarief: € 55,00 excl. BTW, incl. reis- en verblijfskosten

Aantal positie: 2 fte

Aantal uur per week: 24-32 uur

Contract: Freelance/ZZP

Duur opdracht: z.s.m. t/m 30-09-2022

Optie tot verlenging: ja, mogelijkheid bestaat

CV’s aanleveren: 27-6-2022 om 18:00 uur

Geplande datum eerste gesprek: 24 juni 2022 tussen 15:00 uur en 17:00 uur


Omschrijving van de opdracht

Het doel van de inzet van de Directie-Assistent is dat werkzaamheden van secretariële-, administratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van de Directeur bij VNG Realisatie. De Directie-Assistent werkt met meerdere collega’s aan de Realisatie van resultaten bij VNG Realisatie. Daarnaast is de Directie-Assistent dienstbaar, ontzorgd, jaagt na en weet zijn of haar plaats in de dynamiek van alledag. Bijeenkomsten/administratie zijn tiptop in orde, publicaties op tijd en afgestemd met communicatie. Collega’s voelen zich gesteund, begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

  • Proactief beheren van een complexe agenda van de Directeur;
  •  Proactief beheer van de mailbox van de Directeur (prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen of acties uitzetten. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de Directeur de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;
  • Bereidt vergaderingen van de directeur-bestuurder met de aandeelhouder voor (agenda en stukken) en draagt zorg voor de verslaglegging;
  • Zorg dragen voor de stukkenstroom in Ibabs (ten behoeve van vergaderingen van de directieleden/archivering van digitale documenten);
  • Faciliteert de directie op gebied van representatie en lief en leed;
  • Regelen van reizen en accommodaties;
  • Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren, rappelleren en waar mogelijk zelfstandig afhandelen;
  • Voorbereiden van de agenda’s voor het opdrachtgeversoverleg, MT en de GGUvergaderingen en zorg dragen voor de verslaglegging en opvolging van actiepunten
  • Archiveren van digitale documenten;
  • Het organiseren van bijeenkomsten en overleggen, zorgdragen voor het tijdig klaarzetten (tevens in Ibabs) van presentaties, op- en afbouw vergaderruimten en
    locaties;
  • Verzamelen en verwerken (bijeen voegen en controleren op volledigheid) van financiële rapportages ten behoeve van overleggen tussen managers en directie
  • Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
  • Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, bedrijven, leveranciers, etc.;
  • Checken van contractueel overeengekomen tarieven bij verlenging van contracten van externe medewerkers
  • Checken van de urenverantwoording van externe medewerkers die rechtstreeks onder de directie vallen;
  • Achtervang bij afwezigheid van de andere directie- assistent of Office Manager.

Resultaat van de opdracht
Het doel van de inzet van Directie-Assistent is dat werkzaamheden van secretariëleadministratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter
ondersteuning van de Directie.

Wat wordt er van jou verwacht?

KNOCK-OUT/Functie-eisen:

  • Afgeronde secretariële MBO+ opleiding (niveau 4);
  • HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaringen in vergelijkbare (Directie ondersteuning/overheidsorganisaties) functie;
  • Minimaal 5 jaar ervaring met het beheer van mailboxen;
  • Minimaal 5 jaar ervaring met complex agendabeheer;
  • Minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van complexe (meerdere partijen, waarbij de belangen tegengesteld kunnen zijn), inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen
    naar gedragen beslispunten en acties;
  • Minimaal 5 jaar ervaring met het MS-office pakket en daarbinnen minimaal 2 jaar ervaring met het werken met Excel en PowerPoint;
  • Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (Teams en Zoom);
  • We gaan uit van gebruik van eigen laptop.

Gunningscriteria:

  • De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als directie assistent en kan goed zicht houden op de werkdruk van de directie en anticipeert waar nodig op zaken die vastlopen of
    bijsturing nodig hebben. (Noem voorbeeld in motivatiebrief).
  • Kandidaat kan zelfstandig en proactief zaken oppakken, urgentie bepalen en zien welke taken hiermee in verband staan. Denk aan zelfstandig brieven opstellen, presentaties
    voorbereiden e.d. (Noem 2 voorbeelden in motivatiebrief)
  • Kennis van Office365, Ibabs, MS Teams, Sharepoint en Corsa (blijkend uit CV/ervaring)

Competenties
De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

  • Resultaatgericht
  • Goed in het scheiden van hoofd- en bijzaken
  • Een proactieve werkhouding
  • Goed in plannen en het organiseren van (digitale) bijeenkomsten
  • Goed in het begeleiden en ondersteunen van groepen van verschillende groepsgrootte
  • Uitstekende Nederlandse taalvaardigheid in woord en geschrift
  • Voldoende gevoel voor en interesse in bestuurlijke/politieke verhoudingen
  • Accuraat werken
  • Anticiperen
  • Flexibiliteit
  • Klantgerichtheid
  • Plannen en organiseren
  • Samenwerken

Reacties van kandidaten die geen kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.

×